Directives de Nature NB en matière de confidentialité et de protection des renseignements personnels
Nature NB croit fermement aux droits des donateurs en matière d’information et de protection des renseignements personnels.
Les paragraphes ci-dessous décrivent les principes de Nature NB en la matière :
Responsabilité
Nature NB est tenue de protéger les renseignements personnels de ses membres et donateurs
qu’elle a en sa possession et de respecter la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques du Canada.
Détermination des fins de la collecte des renseignements
Nature NB indiquera clairement l’usage principal qu’elle
compte faire des renseignements personnels recueillis et demandera la permission des personnes concernées avant d’en faire un autre usage.
Consentement
Nature NB comprend que les donateurs et les membres ont un droit de regard sur l’utilisation des renseignements personnels les concernant.
Nature NB ne fournit pas de renseignements personnels concernant ses donateurs ou ses membres à des tiers à des fins commerciales.
Nature NB retirera de ses listes d’envoi le nom de toute personne en faisant la demande.
Limitation de la collecte, de la divulgation et de la conservation
Nature NB peut recueillir les coordonnées, les renseignements sur les dons passés et les intérêts spéciaux de ses donateurs et
de ses membres afin d’approfondir les liens qu’elle a déjà avec eux. (
Voir ci-dessous pour plus de détails.)
- Nature NB est dans l’obligation de conserver les renseignements personnels de ses donateurs durant 7 ans,
conformément aux directives de l’Agence du revenu du Canada en matière de reçus aux fins de l’impôt.
- Nature NB peut recueillir des données d’enquête dans le cadre de ses activités bénévoles.
Limitation de l’utilisation
Nature NB limitera l’utilisation des renseignements personnels par les tiers et ne vendra ni ne louera sa liste de membres ou de donateurs.
Exactitude
Nature NB s’assurera que tous les renseignements sont exacts, complets et à jour afin d’assurer un contact continu avec ses donateurs et ses membres.
- Nature NB s’efforcera de tenir à jour les coordonnées de ses membres et donateurs.
- Nature NB s’assurera que toutes les préférences d’un donateur (p. ex. limiter le nombre de sollicitations, ne plus le solliciter,
ne pas le solliciter par téléphone ou par un autre moyen technologique) soient inscrites rapidement à son dossier.
- Nature NB n’inscrira pas au dossier les coordonnées qui ne sont pas considérées comme faisant partie du domaine public,
ce qui comprend, par exemple, les numéros confidentiels.
Mesures de sécurité
Nature NB assure la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels.
- Tous les dossiers papier contenant des renseignements financiers confidentiels sont conservés dans des classeurs verrouillés.
- Lorsque vient le temps de détruire des renseignements personnels confidentiels, Nature NB s’assure de le faire de façon à empêcher que des personnes non autorisées n’y aient accès.
Accès aux renseignements personnels
Nature NB comprend que les donateurs et les membres ont le droit d’accéder aux renseignements les concernant.
- Tous les donateurs de Nature NB ont le droit de consulter leur dossier et de contester l’exactitude des renseignements qu’il contient.
- Nature NB fournira, sur demande, de l’information sur l’usage qu’elle pourrait faire des renseignements personnels en sa possession.
- Tous les donateurs ou membres potentiels ont le droit de savoir comment l’organisme a obtenu leur nom.
Transparence et traitement des plaintes
Nature NB s’engage à répondre rapidement à toute demande relative aux renseignements personnels contenus dans les dossiers et à toute plainte à propos de l’utilisation des
renseignements personnels. De plus, Nature NB mettra rapidement sa politique de confidentialité et ses méthodes de gestion des renseignements personnels à la disposition de
quiconque en fera la demande. Nature NB donnera suite aux demandes de renseignements dans un délai de 30 jours. Les renseignements fournis seront les suivants :
- Le nom et le titre du membre du personnel de Nature NB responsable des politiques de l’organisme et qui reçoit les plaintes et les demandes.
- La marche à suivre pour accéder aux renseignements personnels conservés dans les dossiers des donateurs et des membres de Nature NB.
- Une description du type de renseignements que possède Nature NB et de l’usage qu’elle compte en faire.
Renseignements recueillis et utilisation
La plupart des renseignements sont recueillis directement auprès des donateurs et des membres de Nature NB. En général, nous recueillons un seul type de renseignements :
Renseignements personnels
Nous recueillons ces renseignements dans le but premier d’établir des liens avec nos donateurs et nos membres.
Les renseignements recueillis et conservés dans votre dossier comprennent :
- vos nom, adresse, adresse de courriel et numéro de téléphone, le club auquel vous êtes affilié,
des renseignements sur les dons passés, vos préférences en tant que donateur et vos intérêts en ce qui concerne les programmes spéciaux.
Divulgation des renseignements à des tiers
Nous nous efforçons d’assurer la confidentialité de vos renseignements personnels en permanence.
Il arrive toutefois que nous devions faire appel à un tiers pour l’analyse de nos systèmes de banques de données.
Dans de tels cas, nous demandons à ce dernier qu’il fournisse, par écrit,
l’assurance qu’il respectera les règlements relatifs aux mesures de sécurité tels qu’ils sont énoncés dans la politique de confidentialité.
De plus, il y a des cas où la loi nous oblige à permettre l’accès aux dossiers des donateurs. Par exemple, les vérificateurs de l’Agence du revenu du Canada peuvent
demander l’accès à un échantillon représentatif de dossiers ou de reçus des donateurs dans le cadre de leur examen de nos procédés comptables.
Accès aux renseignements personnels et modification de ceux-ci
En tant que donateur, vous avez le droit d’accéder aux renseignements personnels qui se trouvent dans votre dossier, de les vérifier et de les modifier.
Pour avoir accès à votre dossier, vous devez faire parvenir une demande écrite à Nature NB.
Pour nous aider à tenir vos renseignements personnels à jour, nous vous invitons à nous aviser de toute modification nécessaire.
Pour modifier les renseignements contenus dans votre dossier, veuillez communiquer avec nous.
Renseignements
Si vous avez des questions à propos de la politique de confidentialité de Nature NB énoncée dans le présent document, ou si vous avez des préoccupations
ou des plaintes à formuler au sujet de nos méthodes de gestion des renseignements, veuillez communiquer directement avec nous, au 506-459-4209.